A tecnologia amplia o acesso, protege o passado e garante que a memória documental da sociedade seja transmitida com fidelidade às futuras gerações
Os Registros Públicos são verdadeiros guardiões da história de um país. Neles, estão documentados momentos cruciais da vida das pessoas, das instituições e da própria sociedade. Com o avanço da digitalização, essa função ganha ainda mais relevância, pois a tecnologia amplia o acesso, facilita a gestão e assegura a conservação de acervos antes vulneráveis ao tempo e a imprevistos.
A digitalização não é apenas uma modernização dos serviços, mas um instrumento essencial para garantir que a memória histórica seja preservada com fidelidade. Lilian Tatiane Matsumoto, oficial substituta do 2º Registro de Imóveis de Cacoal/RO, destaca que “a digitalização é uma ferramenta fundamental para a conservação dos documentos no cartório”. “Entendo que a preservação da memória histórica para as futuras gerações será fiel, pois os dados foram preservados integralmente”.
Mesmo em cartórios mais recentes, como o 2º Registro de Imóveis de Cacoal, já é possível perceber o impacto dessa preservação digital. Lilian relata um caso em que foi necessário acessar registros antigos abertos em Porto Velho, relacionados às glebas de Cacoal — documentos que remontam à época das demarcações do Incra. A recuperação dessas informações foi facilitada pela existência de registros digitais, demonstrando na prática o valor dessa transformação.
No Registro Civil, a conexão com a história é ainda mais profunda. A registradora Monete Hipólito Serra, do Registro Civil do Distrito do Jaraguá, em São Paulo, ressalta que “o acervo do Registro Civil acompanha a história do nosso país desde 1874, registrando correntes migratórias de pessoas, marcos da vida de pessoas públicas, dados estatísticos e de tragédias nacionais”. Segundo ela, digitalizar esse acervo é garantir que a história das famílias e da sociedade brasileira continue acessível e protegida para futuras gerações.
A relevância da digitalização na preservação histórica também se manifesta nos Registros de Títulos e Documentos, como destaca a registradora Vanuza C. Arruda, de Ouro Preto/MG, para quem a digitalização é um recurso valioso para instituições de pesquisa e memória, como bibliotecas e museus. “A digitalização de documentos e a transformação de arquivos físicos em digitais possibilita fazer uma conservação do acervo histórico de vários documentos, possibilitando inclusive que algumas instituições tenham livros e documentos que o público não pode ter acesso”, afirma. Vanuza destaca, por exemplo, o valor histórico de documentos particulares registrados desde o início do século XX, que revelam práticas comerciais e sociais da época.
Por trás de toda essa inovação, está também um trabalho técnico minucioso. Para Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, empresa especializada em gestão documental, a digitalização vai muito além de escanear arquivos. É preciso garantir autenticidade, integridade, rastreabilidade e longevidade dos documentos digitais. “Quando falamos de um contexto de digitalização dos acervos, essa importância fica ainda maior, pois a tecnologia amplia o acesso a essas informações e torna o registro, se guardado da forma correta, permanente e não mais passível de ser atingido pela ação do tempo ou de alguma intempérie”.
Segundo Fabiano, isso envolve desde a escolha de formatos digitais adequados até políticas de backup seguro e atualização constante, assegurando que os documentos permaneçam legíveis e íntegros, mesmo com a evolução da tecnologia.
A digitalização dos registros públicos não é apenas uma medida de modernização: é um compromisso com a preservação da memória coletiva. Cada certidão, matrícula, escritura ou título registrado guarda uma parte da história — e garantir que essa história seja transmitida às futuras gerações é um dos maiores legados que a era digital pode oferecer.
